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NoGos im E-Mail-Verkehr

Jeder kennt es – Tonnen an E-Mails überfluten tagtäglich unsere E-Mail-Postfächer. Dagegen kann man sich teilweise wehren – stellt Ihr Euch etwa die Frage wie? Zum Einen möchten wir an dieser Stelle das Buch “Die 4 Stunden Woche” geschrieben von Timothy Ferriss, übersetzt von Christoph Bausum empfehlen und zum Anderen einen guten E-Mail-Provider, wie den Unseren.

Uns geht es in diesem Beitrag aber nicht um Spam oder zu viel E-Mail-Aufkommen, uns geht es vor allem um absolut unfreundliche Kommunikation mit Kunden und Kooperationspartnern per E-Mail. Ja, auch das sollte jeder von Euch jeden Tag am eigenen Leibe spühren.

Im Grunde genommen ist es schon fast traurig – das der Grundsatz und Aufbau einer E-Mail häufig nicht beachtet wird.

Absender

Als Onlineshop-Betreiber sollte man seinen Kunden niemals eine Web.de, Gmail oder GMX.de Adresse anbieten, bevor blöde Fragen auftauchen… bitte auch keine arcor.de und hotmail…. . Weder zum Schreiben der E-Mail noch zum Empfangen sollten öffentliche E-Mail-Service-Provider verwendet werden! Am Besten werden diese Adressen noch im Impressum des Shops eingefügt. Sorry, dies ist ein absolutes NoGo – im Kundenverkehr haben solche E-Mail-Adressen absolut nichts zu suchen! Also Shopbetreiber möchte man zu Kunden und potenziellen Kunden Vertrauen aufbauen, diese möglichst überzeugen, damit ein Maximum an Umsatz im eigenen Shop generiert werden kann.

Im Grunde genommen gibt es nur den einzigen richtigen Weg. Das Versenden einer E-Mail mit der Url des eigenen Shops. Beispiel: Shop-Adresse http://www.wunder2010.de, so sieht die E-Mail-Adresse wie folgt aus: info@wunder2010.de. Je nach Shop-Größe, Ansprechpartner kann das “info” durch andere passende Namen oder Verantwortungsbereichen ersetzt werden.

Am Liebsten sind uns immer direkte E-Mail-Adressen. Kommunizieren wir mit einem max.mustermann@wunder2010.de könnten wir uns als Kommunikationspartner folgendes Bild machen: Wir mailen mit einem Herrn, Vorname Max, Nachname Mustermann, der vermutlich bei wunder2010.de angestellt ist, da er sonst keine persönliche E-Mail-Adresse von dem Onlineshop haben würde.

Betreff

Der Betreff darf niemals leer sein und sollte immer den Inhalt einer E-Mail kurz und knapp beschreiben. Ein kleiner Tipp von uns, integrieren Sie an den Anfang des Betreffes immer die Url des Shops. Als Ergänzung bietet sich im Betreff auch die Kundennummer an. Es sollte aber immer bedacht werden, dass der Betreff nicht zu lang gestaltet wird. Desweiteren soll der Inhalt der E-Mail auf einem Blick zu erkennen sein.

Positive Beispiele:

wunder2010.de – Ihre Bestellung – Kd.-Nr. 234
wunder2010.de – Ihr Anruf – Vorgangsnr. 875

Negative Beispiele:

Bestellung
Willkommen im Shop

Kommunikation / E-Mail-Text

Ähnlich dem 3 stufigen EVA Prinzip (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) stellen wir zur Erstellung des eigentlichen E-Mail-Textes, das von uns erfundene “BIVS“-Prinzip vor:

• B = Begrüßung
  • Ein Hallo, reicht in der heutigen Zeit nicht mehr aus – der Ansprechpartner sollte möglichst immer mit dem Namen begrüßt werden.
• I = Inhalt
  • Die Gliederung des Inhaltes in einzelne Blöcke, sorgt für eine optimierte Darstellung und erhöht gleichzeitig den Lesefluss. Die Erfahrung zeigt bei chronisch überarbeiteten E-Mail-Lesern, dass E-Mails häufig nach Wichtigkeit und Inhaltsgröße sortiert werden.  Der Text sollte so geschrieben werden, dass der Leser den Inhalt schnell erfassen und möglichst auch gleich verarbeiten kann. Ansonsten birgt es die Gefahr, dass die E-Mail in einem falschen Ordner abgelegt wird – im schlechtesten Fall in den Ordner “gelöscht” oder “uninteressant”.
• V = Verabschiedung
  • Ist es denn so schwer sich zu verabschieden? Wenn man sich auf der Straße trifft, sagt man Einander doch auch tschüß! Warum setzen viele Shopbetreiber dies noch nicht um? Es ist doch nicht so schwer seinen eigenen Namen unter die E-Mail zu schreiben, oder hat man etwa zu verbergen, möchte man kein direkter Ansprechpartner für seine eigene Kunden sein (nur mal so am Rande – die Kudnen sorgen für den Erhalt des Shops!) ?
  • Eine Verabschiedung sollte wie folgt aussehen:Mit besten Grüßen aus Erfurt
    Max Mustermann
    
    oder
    
    Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung
    Ihr Max Mustermann

    oder
    
    Vielen Dank für Ihre Bemühungen und Ihr Verständnis
    Max Mustermann

  • Falsch wäre die Verabschiedung ohne Namen, auch wenn dieser in der Signatur bereits erwähnt wird:
    
    Viele Grüße
    
    oder

    Mit besten Grüßen
    

• S = Signatur
  • Rechtlich wird den Geschäfts-Emails Einiges abverlangt, so sind gewisse Informationen in jeder E-Mail aufzuführen. Welche es im Detail sind, lesen Sie bitte hier nach.

    Uns geht es vor allem darum, einen Mehrwert durch die Signatur zu generieren. So ist es für seinen Gegenüber immer interessant zu wissen, mit wem er E-Mail Kontakt gehabt hat. Welche Position bekleidet diese Person im Unternehmen. Angaben wie Telefonnummer und Position sind neben dem eigentlichen Namen daher immer zu empfehlen.

Farbgebung

Häufig bekommen wir E-Mails mit einem anderen Farbbild als dem Unseren, überwiegend mit blauem Ton. Solche Farben haben im E-Mail-Verkehr nichts zu suchen. Bei der Signatur könnte man ggf. den Farbton leicht heller machen, als den eigentlichen Text, zb. #EEEEEE (wenn wir von schwarzer Schrift ausgehen). So lenkt das Farbbild nicht ab und es zeigt deutlich, dass die Signatur nicht zum Text dazugehört, sondern eben eine Ergänzung darstellt.  Das erhöht sogar die Übersicht und damit den Lesefluss – wenn es denn unbedingt HTML-Mail sein muss …

Formatierung

Da nur die wenigsten E-Mail-Anwender das gleiche Programm zum lesen und schreiben von E-Mails nutzen, kommt es immer und immer wieder zu Formatierungsproblemen. Ob eine Formatierung sauber angezeigt oder empfangen wird, hängt von Codierung, HTML oder Text-Modus, Schriftgröße- und Stil und E-Mail-Programm ab.

Kategorie: onlineshops | Tags: Aufbau, E-Mail, Formatierung